Organizational Unit OU နှင့် Access Group တို့ရဲ့ကွာခြားချက် Google Workspace G Suite for Education

ဒီ Video မှာ Google Workspace ရဲ့ Organisational Unit နဲ့ Access Group တို့ရဲ့ ကွဲပြားမှုကို ရှင်းပြပါမယ်။

Customize access to services using access groups
https://support.google.com/a/answer/9050643

How the organisational structure works
https://support.google.com/a/answer/4352075?hl=en

About user and device policies
https://support.google.com/a/answer/182433

Turn a service on or off for Google Workspace users
https://support.google.com/a/answer/182442?hl=en

Ways to Create Group
https://support.google.com/a/answer/33343?hl=en#differences&adminconsole&create-new&create-classic&directory&api&gcp&sending&target_audiences

Creating a mailing list
https://support.google.com/a/answer/9400082?hl=en

Organzational Policy FAQ
https://support.google.com/a/answer/4390551?hl=en&ref_topic=4390186

OU လို့ အတိုကောက်ခေါ်တဲ့ Organizational Unit ဆိုတာဟာ Google Workspace Admin အနေနဲ့ အမျိုးအစားတူတဲ့ user account တွေကို စုစည်းပြီး ဖွဲ့စည်းပေးထားတဲ့ Group ပဲဖြစ်ပါတယ်။ အရွယ်အစားတူတူတန်တန်ရှိတဲ့ domain တစ်ခုမှာဆိုရင် သင့်ရဲ့ Google Workspace Account တွေအတွက် OU တွေ အစီစဉ်တကျဖွဲစည်းထားဖို့လိုပါလိမ့်မယ်။ မျက်စိထဲမြင်အောင်ပြောရရင် OU ဆိုတာက လက်တွေ့ ဘဝက "Business Organisation Structure" နဲ့ အတော့ကိုတူပါလိမ့်မယ်။

ဘယ် Service တွေကို ဘယ် ဌာနက သုံးခွင့်ရမယ်၊ ဘယ်ဌာနက သုံးခွင့် မရဘူးဆိုတာကို OU နဲ့ ထိန်းချုပ်လို့ရပါတယ်။ သင့်အနေနဲ့ user accounts တွေကို သက်ဆိုင်ရာ organizatinal units တွေထဲမှာသာထည့်သွင်းခဲ့တယ်ဆိုရင် သင့်အနေနဲ့ တခြားဌာနတွေကို အထိအခိုက်မှရှိစေပဲ service တွေကို အဖွင့်အပိတ်လုပ်နိုင်ပါလိမ့်မယ်။

OU ဟာ လက်တွေ့ဘဝနဲ့ယှဉ်ရင် School သို့မဟုတ် Business Organizational Structure နဲ့တူပါတယ်။ Admin အနေနဲ့ Teacher တွေရဲ့ account တွေကို Teachers OU ထဲကိုထည့်တားပါတယ်။ အဲဒီလုပ်ထားတဲ့အတွက် teacher တွေအတွက် services တွေကို အဖွင့်အပိတ်လုပ်ရာမှာ အခြားအဖွဲ့အစည်းတွေကို ထိခိုက်မှုမရှိပဲလုပ်နိုင်ပါလိမ့်မယ်။

ပုံမှန်အားဖြင့် Child OU ဟာ Parent OU ရဲ့ Setting တွေကို ဆက်ခံရပါတယ်။ ဥပမာ Admin က Staff OU ကနေပြီး Service တွေကို အဖွင့်အပိတ်လိုက်တဲ့အခါမှာ ဆိုရင် Management OU နဲ့ Teacher OU တို့အနေနဲ့ အလိုအလျောက် Service တွေကို အဖွင့်အပိတ်လုပ်ခြင်းကို ခံစားရပါလိမ့်မယ်။

Child OU က Parent OU ရဲ့ Settings တွေကို အလိုအလျောက်ဆက်ခံရတယ်ဆိုပေမယ့် အဲဒီ Settings တွေကို ငြင်းဆန်ခွင့်၊ ပြောင်းလွဲခင့် ရှိပါတယ်။ အဲဒီလို အလိုအလျှောက် ဆက်ခံရတယ်ဆိုပေမယ့် Chile OU မှာ အရင်က စိတ်ကြိုက်ပြောင်းလဲပြင်ဆင်ထားတဲ့ setting တွေရှိနေခဲ့တယ်ဆိုရင် ဒီ setting တွေဟာ အလိုအလျောက်လိုက်ပြီး ပြောင်းမှာ မဟုတ်ပါဘူး။ အဲဒါကြောင့် အထက်ကချမှတ်တဲ့ Policy ရဲ့ထိရောက်မှုကို လိုအပ်ရင် အောက်အထိဆင်းပြီး စစ်ဆေးသင့်ပါတယ်လို့ မှာကြားလိုပါတယ်။

Organisational Structure ကို အပြောင်းအလဲ မလုပ်ဘဲ တချို့ User တွေရဲ့ access ကို access group တွေဖွဲ့ပြီး စီမံနိုင်ပါတယ်။ OU တစ်ခုလုံးရနေတဲ့ services တွေအားလုံးကို အဖွင့်အပိတ်လုပ်မယ့်စား လိုအပ်တဲ့ Group လေးတွက်ပဲ ရည်ရွယ်ပြီး Service တွေ ပေးလို့ ရပ်ပစ်လို့ရပါတယ်။

Google Workspace ကိုစခဲ့စဉ်အခါက Organisational Unit (OU) Level တွေကနေပဲ user တွေရဲ့ access ကို စီမံခွင့်ရှိခဲ့တာပါ။ ၂၀၁၈ ခုနှစ်ရောက်မှ Google က Access Group နဲ့ ထိန်းချုပ်နည်းကို ပေးခဲ့တဲ့အတွက် အဖွဲ့အစည်းမှာ လိုအပ်တဲ့ အခြားအစိတ်အပိုင်းတွေကိုပါစီမံခွင့်ရလာတာပါ။ ဌာနတွင်းဖြစ်စေ၊ အခြားဌာနတွေနဲ့အလုပ်လုပ်ရာမှာဖြစ်စေ Access Group ကို သုံးပြီး service တွေကို လိုအပ်သလို အဖွင့် အပိတ်လုပ်ရတာ အဆင်ပြေပါတယ်။ User တွေကို OU ထဲက မထုတ်ပဲ သူတို့ accounts တွေကို access group ထဲထည့်ပြီး သူတို့ရဲ့ access ကို control လုပ်နိုင်ပါတယ်။

ဒီမှာ ပြထားသလိုပဲ တစ်ချိန်မှာ User တစ်ယောက်ဟာ OU တစ်ခုထဲမှာပဲ ရှိခွင့်ရှိပါတယ်။ ဒါပေမယ့် မတူညီတဲ့ OU တွေ အနေနဲ့ Group တစ်ခုထဲမှာပါဝင်ခွင့်ရှိသလို၊ User တွေအနေနဲ့ Group ပေါင်းများစွာမှာပါဝင်လို့ရပါတယ်။ ဥပမာ Teacher တစ်ဦးဟာ Teacher OU နဲ့သာသက်ဆိုင်ပေမယ့် သူ့အနေနဲ့ Chess Group, Charity Group နဲ့ Photography Group တွေမှာ ပါဝင်ခွင့်ရှိပါတယ်။ ဒါဟာ users တွေအနေနဲ့ access groups ရဲ့ အားသာချက်တွေကို အသုံးချပြီး OU အတွင်းထဲမှာပဲဖြစ်ဖြစ် အခြား OU နဲ့ပဲဖြစ်ဖြစ် ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်နိုင်ပုံပါ ။ဒီလိုမျိုး ပူးပေါင်း ဆက်သွယ် လုပ်ကိုင် လာတဲ့အခါမှာ users တွေအနေနဲ့ သင့်တော်တဲ့ customised services တွေလိုလာတဲ့ အနေအထားတွေဖြစ်လာပါတယ်။

Google Workspace မှာ Organisational Unit တစ်ခုလုံးအတွက်မဟုတ်ပဲ လိုအပ်တဲ့ User Group အတွက် service သီးသန့် ဖွင့်ပေးနိုင်ပါတယ်။ user တွေကို OU ထဲကနေမထုတ်ပဲ user group သတ်မှတ်ပြီး အဲဒီ Group အတွက် လိုအပ်တဲ့ သီးသန့် service တွေတာပါ။ ဥပမာ ဌာနအထဲမှာပဲ Group တစ်ခုကိုကွက်ပြီး YouTube Video ကြည့်ခွင့်၊ Share Drive file တွေ ဖွင့်ခွင့်ပေးလို့ရပါတယ်။ ဒါ့အပြင် ဌာနပြင်ပက Group ကိုလည်း သူတို့ကြည့်သင့်တဲ့ file တွေ ပေးပြီး ကြည့်ခွင့် ဖတ်ခွင့် ပေးတာမျိုးလုပ်နိုင်ပါတယ်။

Google Drive ကို Staff OU ထဲက user တွေကသာ သုံးခွင့်ရှိပါတယ်။ ဒါပေမယ့် Student OU ထဲက User တွေက သုံးခွင့်မရှိပါဘူး။ Literature Group နဲ့ Photography Group ထဲမှာ ပါတဲ ကျောင်းသားတွေ အနေနဲ့ Google Drive ကို သုံးဖို့လိုအပ်လာတဲ့ အခါမှာ ဒီ Group ထဲက ကျောင်းသားတွေ သုံးခွင့် ပေးလိုက်လို့ရပါတယ်။

Domain ပြင်ပက users တွေကို Group ထဲထည့်လို့ ရပါသေးတယ်။ ဆိုလိုတာက ဘယ်သူ့ကို မဆို Group ထဲ သွင်းလို့ရပါတယ်။ Group ကိုသုံးပြီး Users တွေအတွက်လိုအပ်တဲ့ service တွေကို ပေးနိုင်ပါတယ်။ ဥပမာ school domain ပြင်ပမှာရှိတဲ့ မိဘအုပ်ထိန်းသူတွေကို Drive File ဖြစ်တဲ့ ကျောင်းသားတွေရဲ့ assignment results တွေကို ကြည့်ရှုခွင့်ပေးနိုင်ပါတယ်။